Otomasi Kantor (OA) padamulanya ditargetkan pada pekerja
kesekretariatan dan pegawai tata usaha, tetapi kemampuannya untuk
memberikan fasilitas baik komunikasi formal maupun informal dengan
orangbaik di dalam maupun diluar perusahaan ditambah para manajer serta
para profesional sebagai parapemakai. Para pemakai menggunakan OA untuk
meningkatkan produktivitas mereka. Walaupun para ahli di bidang
informasi tidak mencurahkan sebanyak mungkin perhatian terhadap OA
sebagaimana yang mereka berikan pada subsistem CBIS lain, seperti DSS
dan sistem pakar, OA secara luas diterima oleh praktisi. OA memohon
kepada para manajer di semua tingkatan karena ia tidak hanya melengkapi
media komunikasi tradisional antar pribadi tetapi juga menawarkan
beberapa kemampuan komunikasi baru, yaitu OA dimaksudkan untuk
memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis dimana
tersebut komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam
perusahaan saja, tetapi juga
Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan
produktivitas; yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih
banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan
yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik
untuk pengambilan
keputusan.OtomatisasiKantordapatmemberikankemampuanantarmanajeruntuksalingmelakukankomunikasidenganlebihbaikselagimerekamemecahkanmasalah
Peningkatankomunikasiinidapatmenghasilkankeputusanyang
lebihbaikdanlebihcepat.
Untukmenanganibebankerjayang bertambah, sehinggadapatmengurangipenambahanpekerjadanterjadinyapemetusanhakkerja (PHK).
A. Pengertian Otomatisasi Kantor (Office Automation)
Otomatisasi
Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter (
MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
a. Fungsional, sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan
b.
Teknis, merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, meyimpan,
mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di
Perusahaan atau Perkantoran
Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
untuk meningkatkan produktivitas.Otomatis Kantor adalah Semua sistem
elektronik yang berkaitan dengan komunikasi informasi pada perusahaan.
B. Aplikasi Otomasi Kantor Dan Penerapan
a. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara
otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan
dokumen yang ditik atau dicetak.
b. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan
menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat
penyimpanan.
c. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan
dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan
untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan
komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital
dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan
peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
d. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip
seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan
menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail.
Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender
elektronik.
e. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis
dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference
call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan.
Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas
komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :
Ø Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.
Ø Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
Ø Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
f. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis.
Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti
konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
Ø Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat penerimaan.
Ø Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah
memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat
transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama
Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua
tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi
yang paling mahal.
g. Konferensi Komputer
Ø Terdapat perbedaan yang tipis antara
konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat
lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan
adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
Ø
Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk
memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi
mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
Ø Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.
Ø konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio,
video dan komputer.
h. Transmisi faxsimili
Ø FAX, singkatan dari facsimile
transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di
ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran
telepon biasa.
Ø Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah,
tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat
ditransmisikan melalui fax.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar