Senin, 24 Juni 2013

Bahan 14 : The Virtual Office (SISTEM AUTOMASI KANTOR)

Otomasi Kantor (OA) padamulanya ditargetkan pada pekerja kesekretariatan dan pegawai tata usaha, tetapi kemampuannya untuk memberikan fasilitas baik komunikasi formal maupun informal dengan orangbaik di dalam maupun diluar perusahaan ditambah para manajer serta para profesional sebagai parapemakai. Para pemakai menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka. Walaupun para ahli di bidang informasi tidak mencurahkan sebanyak mungkin perhatian terhadap OA sebagaimana yang mereka berikan pada subsistem CBIS lain, seperti DSS dan sistem pakar, OA secara luas diterima oleh praktisi. OA memohon kepada para manajer di semua tingkatan karena ia tidak hanya melengkapi media komunikasi tradisional antar pribadi tetapi juga menawarkan beberapa kemampuan komunikasi baru, yaitu OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis dimana tersebut komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan saja, tetapi juga
Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas; yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.OtomatisasiKantordapatmemberikankemampuanantarmanajeruntuksalingmelakukankomunikasidenganlebihbaikselagimerekamemecahkanmasalah Peningkatankomunikasiinidapatmenghasilkankeputusanyang lebihbaikdanlebihcepat.
Untukmenanganibebankerjayang bertambah, sehinggadapatmengurangipenambahanpekerjadanterjadinyapemetusanhakkerja (PHK).
A. Pengertian Otomatisasi Kantor (Office Automation)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
a. Fungsional, sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan
b. Teknis, merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, meyimpan, mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di Perusahaan atau Perkantoran
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.Otomatis Kantor adalah Semua sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi informasi pada perusahaan.

B. Aplikasi Otomasi Kantor Dan Penerapan
a. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
b. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
c. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
d. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.
e. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :
Ø Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.
Ø Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
Ø Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
f. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
Ø Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat penerimaan.
Ø Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama
Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal.
g. Konferensi Komputer
Ø Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
Ø Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
Ø Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.
Ø konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.
h. Transmisi faxsimili
Ø FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
Ø Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.